Volets qualité de la gouvernance

Structure interne et procédures

Cette série de questions vise à connaître votre appréciation personnelle sur les structures et procédures internes de votre organisation. Veuillez indiquer dans quelle mesure vous êtes d’accord avec les affirmations suivantes. Chaque affirmation porte sur un aspect spécifique, veuillez donc l’analyser attentivement. Certaines formulations sont négatives.

1. Notre gestion de l’information est suffisamment développée, ce qui nous permet de disposer facilement et à temps des informations et des documents importants.

2. Nous fournissons aux nouveaux membres du conseil d'administration (CA) la documentation nécessaire sur notre façon de travailler.

3. Au sein de notre organisation, il y a au moins une personne qui est responsable du suivi des obligations légales en vigueur pour notre organisation.

4. Lorsque nous avons besoin d’un nouveau membre au CA, nous élaborons des critères de sélection et une procédure de nomination spécifiques en lien direct avec notre recherche.

5. Nous disposons de descriptions de fonction officielles pour les différentes fonctions dirigeantes (président, administrateur, directeur, membre du comité de direction, etc.).

6. Le processus de prise de décision est toujours en adéquation avec les valeurs de notre organisation.

7. Lorsque je pense qu’une décision prise par le CA est en contradiction avec les valeurs fondamentales de notre organisation, je peux (re)mettre ce point à l’agenda à tout moment.

8. Un renouvellement de la composition du CA est prévu périodiquement.

9. Le rôle du CA vis-à-vis de l’équipe de direction est bien compris des deux parties.

10. Il arrive fréquemment que certaines personnes viennent en réunion sans avoir rien préparé.

11. Les réunions du CA s’achèvent régulièrement sans que l’ensemble des points mis à l’ordre du jour ait pu être abordé.

Dynamique de prise de décision au sein du conseil d’administration (CA) et de la direction

Cette série de questions vise à connaître votre opinion personnelle sur la façon dont les décisions sont prises au sein du conseil d’administration et de la direction de votre organisation. Veuillez indiquer dans quelle mesure vous êtes d’accord avec les affirmations suivantes. Chaque affirmation porte sur un aspect spécifique, veuillez donc l’analyser attentivement. Certaines formulations sont négatives.

1. Il y a une bonne complémentarité entre le CA et l’équipe de la direction pour atteindre nos objectifs.

2. Des divergences d’opinion s’expriment parfois dans les discussions car certaines personnes sont trop impliquées émotionnellement.

3. Les membres du CA et de la direction s’impliquent tous dans l’organisation pour défendre les mêmes valeurs.

4. Au sein des organes de décision (CA et/ou direction) se trouvent des personnes à caractère dominant.

5. Au sein du CA et de la direction, nous partageons la même conception quant aux pratiques à mettre en œuvre pour bien gérer notre organisation.

6. L’équipe du conseil d’administration et/ou de la direction serait plus complémentaire si on y ajoutait plusieurs compétences.

7. Les membres du CA s’informent des nouvelles tendances et pratiques en matière de gouvernance et de bonne gestion.

8. J’ai parfois l’impression que certains membres du CA ou de la direction ont un agenda caché.

9. Il y a trop de changements au sein de la direction, ce qui entraîne un manque de continuité dans la gestion.

10. Il y a trop de changements au sein du CA, ce qui entraîne un manque de continuité dans la gestion de projets importants.

11. Les mêmes personnes occupent depuis beaucoup trop longtemps les mêmes positions-clés dans notre organisation, ce qui rend souvent difficile le renouvellement.

Implication des parties prenantes

Cette série de questions vise à connaître votre appréciation personnelle sur l’implication des parties prenantes dans les processus décisionnels de l’organisation. Veuillez indiquer dans quelle mesure vous êtes d’accord avec les affirmations suivantes. Chaque affirmation porte sur un aspect spécifique, veuillez donc l’analyser attentivement. Certaines formulations sont négatives.

Le concept de ‘parties prenantes’ recouvre un grand nombre de définitions. Dans le cadre de cette série de questions, nous distinguons quatre types de parties prenantes.

• Groupes cibles : les groupes auxquels les efforts de l’organisation sont destinés. Par exemple : usagers, membres, patients, bénéficiaires, habitants, etc.
• Financeurs : ceux qui fournissent les moyens financiers à l’organisation. Par exemple : donateurs (particuliers, entreprises, fondations, mécènats), pouvoirs subsidiants.
• Collaborateurs : ceux qui, dans le cadre de l’organisation, mettent en œuvre les activités opérationnelles et les projets au service des groupes cibles. Par exemple : le personnel et les volontaires.
• Partenaires: parties avec lesquelles votre organisation collabore pour mieux atteindre ses objectifs. Par exemple : d’autres organisations, des bureaux de consultance, des coupoles et fédérations, des instituts de formation, etc.

1. Notre organisation doit davantage communiquer sur ses activités et ses réalisations à toutes les parties prenantes.

2. Nos groupes cibles disposent de plusieurs canaux pour faire remonter leurs préoccupations auprès du CA.

3. Notre organisation dispose de partenariats suffisamment stables avec d’autres organisations pour réaliser ses objectifs.

4. Le CA est pleinement conscient des responsabilités légales qui découlent de ses décisions.

5. Notre organisation donne une image crédible auprès de toutes ses parties prenantes.

6. Les décisions prises par notre organisation devraient beaucoup plus se baser sur l’apport de nos groupes cibles.

7. Certains membres du CA devraient être mieux informés de ce qui se passe au niveau des collaborateurs de notre organisation.

8. L’équipe de direction devrait être mieux informée de ce qui se passe au niveau des collaborateurs de notre organisation.

9. Notre organisation éprouve un sentiment de responsabilité fort vis-à-vis de ses financeurs.

10. Dans ses décisions, notre organisation parvient le plus souvent à trouver un bon équilibre entre les intérêts et les souhaits des différentes parties prenantes.

11. Nos organes de décision devraient assurer une meilleure représentation (directe ou indirecte) des différents groupes cibles de notre organisation.

Planification

Cette série de questions vise à connaître votre appréciation personnelle sur la cohérence de la planification de votre organisation (tant stratégique qu’opérationnelle, à moyen et à long terme, mais aussi sa mise en œuvre à court terme). Veuillez indiquer dans quelle mesure vous êtes d’accord avec les affirmations suivantes. Chaque affirmation porte sur un aspect spécifique, veuillez donc l’analyser attentivement. Certaines formulations sont négatives.

1. Nous devrions plus nous appuyer sur nos objectifs définis au préalable pour évaluer les résultats obtenus.

2. Notre organisation est financièrement saine.

3. Il y a suffisamment de moyens de fonctionnement pour poursuivre les activités.

4. Lors des réunions du CA et de la direction nous recherchons un équilibre optimal entre les points d’information et les points de décision.

5. Les décisions de notre CA s'inscrivent systématiquement dans le cadre de nos missions et de notre vision.

6. Les décisions de notre direction s'inscrivent systématiquement dans le cadre de nos missions et de notre vision.

7. Chaque année, nous utilisons une série de critères préalablement définis pour affecter des moyens à nos activités, projets et processus.

8. J’ai le sentiment que nous devons continuellement fonctionner dans l'urgence.

9. Notre CA suit un planning clair qui permet de savoir bien à l’avance quand chaque sujet sera abordé.

10. Chaque année, nous évaluons les activités et nous faisons un feed-back au sein de l’organisation.

11. Notre planification annuelle s’inscrit toujours dans un plan pluriannuel détaillé.

Organisation apprenante

Cette série de questions vise à connaître votre appréciation personnelle sur l’amélioration continue de l’efficacité de votre organisation. Veuillez indiquer dans quelle mesure vous êtes d’accord avec les affirmations suivantes. Chaque affirmation porte sur un aspect spécifique, veuillez donc l’analyser attentivement. Certaines formulations sont négatives.

1. Au moins une fois par an, le CA discute de son fonctionnement interne et de ses réalisations.

2. Le CA éprouve des difficultés à définir les actions appropriées lorsque les résultats réels ne sont pas à la hauteur des attentes.

3. La direction éprouve des difficultés à définir des actions appropriées lorsque les résultats réels ne sont pas à la hauteur des attentes.

4. Les nouvelles décisions stratégiques du CA sont suivies et évaluées sur le long terme.

5. Les nouvelles décisions stratégiques du CA sont bien appliquées par la direction.

6. Notre organisation a une approche créative lors du lancement de nouveaux projets.

7. Notre organisation prend généralement du retard dans l'adoption adéquate de bonnes pratiques de gestion et de gouvernance.

8. Le CA discute régulièrement des nouvelles évolutions sur le terrain.

9. Les membres du CA et de la direction prennent régulièrement part à des activités de l’organisation pour bien connaître les défis actuels du secteur.

10. La direction se tient au courant des nouvelles évolutions sur le terrain.

11. Notre organisation applique une méthode d'évaluation claire dans le but de s’améliorer en permanence.

12. Dans notre organisation, cette procédure d’amélioration permanente est clairement connue des membres du CA et de la direction.

Diversité

Cette série de questions vise à connaître votre appréciation personnelle sur la prise en compte de la diversité au sein des organes de décision. Veuillez indiquer dans quelle mesure vous êtes d’accord avec les affirmations suivantes. Chaque affirmation porte sur un aspect spécifique, veuillez donc l’analyser attentivement. Certaines formulations sont négatives.

1. Il y a un bon équilibre entre hommes et femmes au sein du CA.

2. Il y a un bon équilibre entre hommes et femmes au sein de la direction.

3. L'ensemble des membres du CA est ouvert à la multiculturalité.

4. Le management est ouvert à la multiculturalité.

5. La diversité du CA reflète la diversité de notre public.

6. Il y a un bon équilibre entre les différentes compétences au sein du CA.

7. Les affinités politiques et/ou religieuses jouent un rôle dans la sélection de nouveaux profils (membres du CA ou direction).

Entrepreneuriat social

Votre organisation et son rôle sur le terrain. Cette série de questions cherche à connaître votre opinion et dans quelle mesure vous estimez que votre organisation s'inscrit dans une dynamique entrepreneuriale en comparaison avec d’autres organisations. Dans quelle mesure êtes-vous d’accord avec les affirmations suivantes ?

1. Notre organisation expérimente régulièrement de nouvelles méthodes en vue d’atteindre de meilleurs résultats.

2. Notre organisation se limite à des méthodes de travail qui ont fait leurs preuves.

3. Notre organisation est souvent parmi les premières à mettre en œuvre de nouveaux processus, techniques et/ou des nouveaux projets.

4. En comparaison avec d’autres, notre organisation fait preuve d’une certaine frilosité face à des décisions stratégiques risquées.

5. Notre organisation se montre réticente à collaborer avec d’autres organisations.

6. Notre organisation se caractérise par l’allocation flexible de personnes et de moyens à des projets et des processus pour atteindre ses objectifs.

Autonomie

Les questions suivantes visent à connaître votre opinion concernant 1) le degré d’autonomie de votre organisation dans son domaine d’action et 2) le degré d’autonomie des collaborateurs au sein de l’organisation. Dans quelle mesure êtes-vous d’accord avec les affirmations suivantes ?

1. Au sein de notre organisation, je dispose de beaucoup de liberté pour développer de nouvelles idées.

2. Au sein de notre organisation, j’ai la possibilité de proposer ouvertement des changements.

3. Nos collaborateurs doivent respecter des directives strictes quant à la manière d’exécuter leurs tâches.

4. Notre organisation est fortement soumise au respect de réglementations, concernant les missions à accomplir et la manière de le faire.

5. Notre organisation est fortement influencée, dans son mode de fonctionnement, par ceux qui la financent.

6. Notre organisation jouit d’une large autonomie pour fixer et poursuivre elle-même des objectifs stratégiques.

7. Notre organisation peut prendre des décisions de manière autonome sur sa stratégie.

Compétences

Compétences au sein des organes de décision de l’organisation

Vous trouverez ci-dessous sept domaines de compétences avec, à chaque fois, une brève description. Pouvez-vous indiquer, pour chacun de ces domaines, de quel(s) organe(s) de décision il doit relever selon vous? Plusieurs réponses sont possibles.

Les domaines de compétences sont :

• Pensée créative : compétences permettant de trouver des solutions créatives et de mener des réflexions stratégiques et conceptuelles.
• Relations publiques, marketing et travail en réseau : compétences consistant à promouvoir l’organisation auprès de tiers, à trouver des contrats de sponsoring et des sources de subventions, à mener un travail de lobbying auprès de décideurs et à assurer le marketing, au sens large, de l’organisation.
• Gestion du personnel, des volontaires et d’autres parties prenantes : gestion des relations avec le personnel, les volontaires ainsi que des membres ou des représentants du groupe cible. Ce domaine englobe aussi un soutien pédagogique apporté à des membres et/ou des volontaires et une écoute de leur ressenti.
• Législation, statuts, réglementation propre au secteur et procédures internes : compétences touchant au suivi de la législation et de la réglementation, mais aussi à la mise à jour des statuts et des procédures internes. Nous avons distingué les réglementations générales et celles qui sont propres au secteur.
• Direction opérationnelle : il s’agit d’un domaine large, qui inclut toutes les connaissances et les expériences relatives aux tâches et aux projets opérationnels qui sont menés par l’organisation.
• Gestion financière : suivi des plans financiers, évaluation de la situation comptable, établissement et suivi de budgets.

1. Pensée créative

2. Relations publiques, marketing et travail en réseau

3. Gestion du personnel, des volontaires et d’autres parties prenantes

4. Législation, statuts et procédures internes

5. Réglementation propre au secteur

6. Direction opérationnelle

7. Gestion financière

Évaluation des compétences

Les six domaines de compétences ont été repris ci-dessous. Pouvez-vous indiquer, pour chacun d’eux, dans quelle mesure ces compétences sont présentes dans votre organisation?

1. Pensée créative

2. Relations publiques, marketing et travail en réseau

3. Gestion du personnel, des volontaires et d’autres parties prenantes

4. Législation, statuts et procédures internes

5. Réglementation propre au secteur

6. Direction opérationnelle

7. Gestion financière

Trois études de cas

Les trois questions suivantes décrivent brièvement une situation qui pourrait se présenter au sein d'une organisation. Nous insistons sur le fait que leur contenu est hypothétique. Nous avons néanmoins essayé de donner en quelques mots une image claire de plusieurs cas de figure qui ont été jugés importants par d’autres organisations. Si une situation semblable devait se produire dans votre organisation, dans quelle mesure seriez-vous d’accord avec les affirmations proposées ci-dessous?

Cas 1

Alors qu’on se trouve à peu près à la moitié de l’exercice comptable, vous apprenez que les subsides prévus pour l’année suivante seront substantiellement réduits. Il s’avère par ailleurs que les dons et les autres ‘revenus commerciaux’ éventuels (par ex. vente et/ou services fournis à des tiers) seront nettement inférieurs aux prévisions. Les revenus du prochain exercice ne dépasseront sans doute pas 60% de ceux de l’exercice actuel. Si une telle situation se présentait dans votre organisation, dans quelle mesure seriez-vous d’accord avec les affirmations suivantes? Certaines formulations sont négatives.

1. Nous disposons des moyens nécessaires pour trouver une solution durable à ce problème.

2. Notre organisation a accès aux sources d’informations nécessaires pour évaluer cette situation en détail.

3. Nos processus décisionnels sont en mesure de formuler rapidement une solution pertinente.

4. Au vu de notre mode de fonctionnement actuel, nous sommes en mesure de trouver une solution innovante à ce problème.

5. Nous disposons des compétences nécessaires au sein du CA et/ou de la direction pour répondre à ce problème.

6. Il sera difficile pour notre organisation de résoudre cette situation dans la pratique.

Cas 2

Au moment d’entamer une nouvelle journée de travail, vous constatez que votre boîte mail (tout comme celles des autres membres du conseil d’administration et de l’équipe de direction) est inondée de demandes de journalistes. Vous apprenez qu’un membre du CA a été accusé de corruption la veille au soiravant même la rédaction d'un communiqué de presse. Il règne une grande confusion et les rumeurs vont dans tous les sens, ce qui fait qu’il est très difficile, dans un premier temps, de se faire une idée de la vérité. Comme il s’agit d’un membre de votre CA, des bruits ne tardent pas à circuler, insinuant que l’organisation elle-même pourrait aussi être impliquée dans le scandale. Ces rumeurs pourraient gravement nuire à l’image de votre organisation auprès d’un grand nombre de parties prenantes comme le personnel, les membres, les volontaires, les donateurs, les partenaires, etc. Si une telle situation se présentait dans votre organisation, dans quelle mesure seriez-vous d’accord avec les affirmations suivantes? Certaines formulations sont négatives.

1. Nous disposons des moyens nécessaires pour trouver une solution durable à ce problème.

2. Notre organisation a accès aux sources d’informations nécessaires pour évaluer cette situation en détail.

3. Nos processus décisionnels sont en mesure de formuler rapidement une solution pertinente.

4. Au vu de notre mode de fonctionnement actuel, nous sommes en mesure de trouver une solution innovante à ce problème.

5. Nous disposons des compétences nécessaires au sein du CA et/ou de la direction pour répondre à ce problème.

6. Il sera difficile pour notre organisation de résoudre cette situation dans la pratique.

Cas 3

Un administrateur s’étant récemment rendu à une journée d’étude internationale fait rapport au conseil d’administration d’une étude de cas innovante à l’étranger. Cette organisation, très proche de la vôtre par son public cible et ses missions, a mis au point une approche très novatrice pour relever ses défis. Elle a aujourd’hui environ trois années d’expérience dans cette nouvelle approche et les premières recherches scientifiques menées par des institutions influentes indiquent qu’elle permet d’obtenir des résultats plus efficaces. L’organisation en question a d’ailleurs obtenu une énorme subvention de l’Union européenne pour pouvoir diffuser cette approche et lancer des projets pilotes à l’étranger. Lors de la journée d’étude, l’administrateur a parlé avec l’administrateur délégué de cette organisation et il s’avère que votre organisation constituerait un partenaire idéal pour participer au projet. Mais pour cela, il faut prendre une décision dans les deux mois (concrètement : lançons-nous un projet pilote similaire dans notre région ?). Ce projet porterait sur une partie importante de votre groupe cible (au moins 30%). En contrepartie, votre organisation recevrait une partie conséquente de la subvention européenne pour pouvoir le mettre sur pied (son budget annuel augmenterait d’environ 20% pour financer la réalisation du projet pilote). Si une telle situation se présentait dans votre organisation, dans quelle mesure seriez-vous d’accord avec les affirmations suivantes (il s’agit ici beaucoup plus du processus décisionnel que de l’organisation de nouvelles activités)? Certaines formulations sont négatives.

1. Nous disposons des moyens nécessaires pour évaluer correctement cette opportunité.

2. Notre organisation a accès aux sources d’information nécessaires pour évaluer cette opportunité en détail.

3. Nos processus décisionnels sont en mesure de formuler rapidement une réponse pertinente.

4. Au vu de notre mode de fonctionnement actuel, nous sommes en mesure de trouver une réponse innovante à cette opportunité.

5. Nous disposons des compétences nécessaires au sein du CA et/ou de la direction pour répondre à cette opportunité.

6. Notre organisation aura des difficultés à saisir cette opportunité.